آیا تا به حال فکر کرده‌اید که چرا برخی سازمان‌ها به‌راحتی با تغییرات سازگار می‌شوند و در مواجهه با چالش‌ها به سرعت تصمیم‌گیری می‌کنند، در حالی که برخی دیگر درگیر بی‌برنامگی و سردرگمی هستند؟ پاسخ این سوال در خودسازماندهی نهفته است. سازمان یا تیم خودسازمانده می‌تواند بدون نیاز به مداخله دائم مدیر، تصمیمات درست بگیرد، مسیر خود را پیدا کند و به طور خودکار به جلو پیش برود. یکی از دلایل مهم ضعف در خودسازماندهی، نداشتن هویت سازمانی قوی است.
هویت سازمانی قوی می‌تواند هماهنگی و کارآمدی را به سازمان بیاورد و آن را به یک سیستم خودسازمانده تبدیل کند. در این مقاله درباره خودسازمانده بودن تیم‌ها صحبت می‌کنیم و خواهیم دید چطور تقویت هویت سازمانی، می‌تواند این ویژگی را در تیم‌های شما به خوبی تقویت کند.
بسیاری از چالش‌های سازمان شما، به دلیل پیچیدگی نیازهای امروز است
امروزه کسب‌وکارها بیشتر از هر زمان دیگری با پیچیدگی‌های متنوع روبه‌رو هستند. در دنیای امروز سرعت تغییرات بازار، تکنولوژی، رقبا و … بسیار بالاست، پس سازمان برای حفظ خود نیاز دارد انواع قابلیت را درون خود کسب کند.
سازمان گاه ناچار است در زمینه‌های متعدد طراحی و نوآوری، فروش و بازاریابی و توزیع، کنترل کیفیت، خدمات پس از فروش و … عملکرد عالی داشته باشد. در مواردی نیاز است سازمان در چندین تکنولوژی قابلیت کسب کند.
در چنین شرایطی پیچیدگی سازمان زیاد و نگران کننده می‌شود. چه ساختار سازمانی برای چنین شرایطی مناسب است؟ سیستم مدیریت سازمان چطور باید این همه قابلیت را پرورش دهد و رهبری کند؟
تیم خودسازمانده، راه حل پیچیدگی امروز کسب‌وکارها
. ویژگی خودسازماندهی سازمان و تیم‌ها، در پاسخ به چالش پیچیدگی سازمان‌ها مطرح شده است. تیم خودسازمانده، یعنی تیمی که بتواند در شرایط متغیر، به درستی راه‌حل‌ها را پیدا کرده و تصمیمات مؤثر بگیرد، بدون اینکه نیاز به راهنمایی دائمی مدیر سطح بالاتر داشته باشد.
در سازمان با تیم‌های خودسازمانده، می‌توان به توانمندی و انگیزه درونی افراد و تیم‌ها اعتماد کرد.
در چنین سازمانی به جای ساختار سازمانی بروکراتیک و نظارت و کنترل مستقیم و سخت‌گیرانه، به تیم‌ها استقلال داده می‌شود، اهداف کوتاه‌مدت و میان‌مدت برایشان تعریف می‌گردد و منابع مورد نیاز در اختیارشان قرار داده می‌شود تا بهترین راه‌حل‌ها را برنامه‌ریزی و اجرا کنند.
در این صورت، مدیران ارشد سازمان می‌توانند به قابلیت تیم‌ها اعتماد کنند و خود، روی استراتژی‌های کلان‌تر متمرکز شوند.
ویژگی خودسازماندهی یک قابلیت سازمانی موثر در دنیای امروز کسب‌وکارهاست، که هرچند پرورش آن نیازمند تلاش مستمر است، ولی نتیجه آن قابلیت رقابت بهتر، نوآوری و حس مسئولیت و مالکیت بیشتر خواهد بود.
برای مثال، شرکت Spotify از مدل خودسازماندهی استفاده می‌کند. در اسپاتیفای سازمان از تیم‌های کوچک و مستقلی تشکیل شده است(Squads) که هر یک می‌دانند چه هدفی دارند و چگونه باید به آن برسند، بدون اینکه نیاز به دستورات مکرر از بالا داشته باشند.
یک راهکار موثر برای تقویت خودسازماندهی: ایجاد و بهبود هویت سازمانی
برای آنکه بدون کنترل و دستورات مستقیم مدیر، تیم به طور هماهنگ و کارا عمل کند، یک راهکار ساده اما موثر وجود دارد: تقویت هویت سازمانی. یعنی همه کارکنان یک شناخت مشترک از دلیل وجودی سازمان داشته باشند و نسبت به کاری که سازمان ارائه می‌کند، وابستگی احساسی داشته باشند. این اصل هم درباره کل سازمان صدق می‌کند و هم درباره اعضای تیم.
ایجاد یک درک جمعی از چرایی کار سازمان، یا چرایی کار تیم، سبب می‌شود در یک دنیای پرآشوب، انسجام سازمان یا تیم حفظ شود.
چنین سازمان یا تیمی با اطمینان بیشتری مسیر درست خود را تشخیص می‌دهد، افراد هماهنگ‌تر عمل می‌کنند و نهایتا بهتر می‌توانند در شرایط متلاطم، پاسخگو باشند و کار را پیش ببرند.
هویت سازمانی مجموعه ارزش‌ها و باورها و مأموریت و چشم‌اندازی است که رفتارها و تصمیم‌گیری‌های سازمان را شکل می‌دهد. به زبان ساده، هویت سازمانی پاسخ به این سوال است: “ما که هستیم و چه چیزی برایمان مهم است؟”
شرکت‌هایی مانند گوگل یا آمازون هویت سازمانی قوی دارند. گوگل با شعار “سازماندهی اطلاعات جهان و دسترسی‌پذیر کردن آن برای همه”، هویت خود را حول محور نوآوری و دسترسی‌پذیری تعریف کرده است. این هویت به تیم‌های گوگل کمک می‌کند بدانند چه چیزی مهم است و چگونه باید عمل کنند، حتی بدون نیاز به دستورات مستقیم.
هویت سازمانی فقط یک شعار نیست؛ بلکه مجموعه‌ای از ارزش‌هایی است که در رفتارها، فرآیندها و تصمیم‌گیری‌های روزمره سازمان تجلی پیدا می‌کند.
چگونه هویت سازمانی به خودسازماندهی منجر می‌شود؟
- جهت‌دهی به تصمیم‌گیری: وقتی هویت سازمانی مشخص است، تیم‌ها می‌دانند چه تصمیماتی با ارزش‌های سازمان هم‌خوانی دارد.
- ایجاد حس مسئولیت: افراد احساس می‌کنند بخشی از یک مأموریت بزرگ‌تر هستند و برای تحقق آن مسئولیت می‌پذیرند.
- کاهش تعارضات: وقتی ارزش‌ها و اهداف مشترک هستند، احتمال تعارض و سردرگمی کاهش می‌یابد.
چطور هویت سازمانی را تقویت کنیم؟
تقویت هویت سازمانی یک فرآیند است و نیاز به زمان و انرژی دارد. در اینجا چند گام عملی برای شروع این فرآیند آورده شده است:
تعریف روشن از مأموریت و چشم‌انداز سازمان
تعریف ماموریت و چشم‌انداز درست برای شرکت مساله مهمی است که شاید به اندازه کافی به آن توجه نشود. این تعریف باید از بالا به پایین در سازمان معرفی شود و تمام اعضای سازمان بدانند که باید چگونه و برای چه تلاش کنند و چه نقشی در رسیدن به اهداف دارند.
قبلا در مقاله هدف‌گذاری کسب‌وکار، چشم‌انداز و ماموریت درباره روش درست تدوین آنها صحبت کردیم که پیشنهاد می‌کنم مطالعه کنید.
تعریف اهداف و KPIهای تیمی روشن و قابل اندازه‌گیری
بخشی از شفاف‌سازی هویت، این است که چشم‌اندازها و استراتژی‌های کلی سازمان به اهداف سازمانی کوتاه‌مدت و اهداف تیمی قابل اندازه‌گیری تبدیل شوند. این اهداف باید شفاف باشد و همه افراد بتوانند از نظر احساسی و منطقی آنها را به هویت کلی سازمان مرتبط بدانند.
استقلال دادن به تیم‌ها و تشویق به ریسک‌پذیری
بعد از روشن شدن هویت کلی سازمان برای تیم‌ها و دانستن اینکه در راستای تحقق دیدگاه‌های کلی سازمان، امروز باید برای رسیدن به چه تارگت‌هایی تلاش کنند، اکنون باید به تیم استقلال و قدرت عمل داد تا خودسازماندهی در او شکوفا شود.
اگر اجازه عملکرد مستقل به افراد ندهید و تنها شعارها را برای آنها تکرار کنید، انگیزه‌های سازمان در آنها درونی نمی‌شود. بعلاوه قابلیت‌های حل مسأله، یادگیری و نوآوری در تیم‌ها شکل نمی‌گیرد.
اجازه دهید تیم‌ها احساس کنند که می‌توانند تصمیمات مؤثر بگیرند و مسئولیت کارها را عهده‌دار شوند.
برای مثال، تصور کنید یک تیم فروش با تغییرات بازار روبه‌رو شده و نیاز دارد که استراتژی‌های جدیدی برای جذب مشتری پیدا کند. اگر این تیم حس کند می‌تواند خودش ایده‌پردازی و تصمیم‌گیری مستقل در این زمینه را داشته باشد، سریع‌تر و با انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به شرایط تغییر خواهد کرد. در ادامه باید شرایط مهیا شود تا تیم از تجربه‌ها و اشتباهات خود درس بگیرد و قابلیت یادگیری سازمانی در آن تقویت شود.
البته استقلال باید به تدریج و با افزایش توانمندی یادگیری به تیم‌ها داده شود. مدیران ارشد در این رویکرد، باید فرایندهایی برای ایده‌پردازی تیمی، برنامه‌ریزی، اجرا و بازخورد و بهبود راه‌حل شکل دهند. این چرخه‌های یادگیری تیمی به تدریج تیم‌ها را توانمند می‌کند.
هم‌افزایی بین خودسازماندهی، اختیار و قدرت عمل، می‌تواند سازمان را به یک سیستم پویا و یادگیرنده تبدیل کند که همیشه آماده مواجهه با تغییرات و چالش‌های جدید است.
تقویت فرهنگ مشارکت
شاید هویت و اهداف سازمان برای افراد جالب باشد، اما مشارکت فرد در شکل‌دهی اهداف میان‌مدت و ارائه راه‌حل‌ها، سبب وابستگی احساسی بیشتر افراد به هویت سازمانی می‌شود.
اعضای تیم باید احساس کنند که نظراتشان مهم است و می‌توانند و باید در تصمیم‌گیری‌ها نقش داشته باشند. این امر باعث می‌شود که همه به صورت فعال در پیشبرد اهداف سازمان مشارکت کنند.
برای تقویت فرهنگ مشارکت در سازمان، مدیران ارشد باید علاوه بر صحبت و آموزش در این باره، فرایندهای عملی پیاده کنند که تیم‌ها در قالب آن ایده‌پردازی و تصمیم‌گیری کنند.
پاسخگویی و یادگیری
انگیزه‌های درونی، در سعی و خطا در مسیر موفقیت تقویت می‌شوند. وقتی تیمی در تلاش برای تحقق اهداف و هویت سازمانی، راه‌حل‌هایی را برنامه‌ریزی و اجرا کرد، لازم است مجدد نتایج را بررسی کند و بسنجد که چقدر توانسته‌است در مسیر خود موفق باشد.
در شرکت 3M، فردی که ایده‌ای نو و معتبر را مطرح می‌کند حمایت می‌شود تا تیم تشکیل دهد و ایده خود را در مقیاس کوچک آغاز کند. اما این مستلزم این است که فرد، در قبال طرح اجرا شده پاسخگو باشد. مدیران ارشد، هم فضای آزمودن ایده‌ها را برای فرد فراهم می‌کنند و هم فرایندهایی برای بررسی منظم نتایج کار و یادگیری از آن.
تصور کنید فرد یا تیم نوآوری که چنین تجربه‌ای در این سازمان داشته‌اند، در پایان چه میزان حس تعلق و باور به هویت و چشم‌انداز سازمان خود پیدا خواهند کرد؟
تقویت هویت سازمانی، با شروع از طراحی محصول
هویت سازمانی به معنی تصویر داخلی شرکت از خود است. اگر این تصویر با موقعیت شرکت در بازار و هویت برند هماهنگ باشد، تصویر بسیار قویتری ایجاد می‌کند. این به این معنی است که هویت سازمانی مشترکی در تمام مراحل طراحی محصول، ارتباط با مشتری، بازاریابی و … عمل کند
این عملکرد مثلا در شرکت اپل به وضوح دیده می‌شود. در این شرکت، طراحی محصول ابزار مهمی برای تفسیر هویت سازمانی است. اپل با تاکید بر روش و معیارهای طراحی محصولات خود، هویت سازمانی خود را با تمام کارکنان به اشتراک می‌گذارد.
هویت سازمانی، مزیت بزرگی که نباید از آن غافل شد
نتیجه اینکه، هویت سازمانی تنها یک مفهوم انتزاعی نیست؛ بلکه یک ابزار قدرتمند است. ایجاد هویت سازمانی قوی در افراد سازمان و تیم، روشی موثر برای بهبود خودسازماندهی تیم‌‌هاست که می‌تواند سازمان شما را قادر سازد با هزینه پایین‌تر و کارایی بیشتر، از چالش‌های کسب‌وکار موفق عبور کند.
اگر مدیر کسب‌وکار یا مدیر محصول یا مدیر تصمیم‌گیرنده در سازمان خود هستید، آگاه باشید که شاید دست کم گرفتن هویت سازمانی، و از دست دادن تیم‌های خودسازمانده، شما را از مزیت‌های ارزشمندی محروم کرده باشد.
دیدگاهتان را بنویسید